Blog do Fernando Mesquita

Insights, pensamentos e reflexões

Categoria: Trabalho

Sobre não fazer o que não devemos fazer

Ao longo da vida, somos incentivados ou quase coagidos a fazer coisas que não devemos ou que não queremos.

Até um certo ponto, isso não e necessariamente ruim, porque ajuda a ampliar os horizontes e aprender habilidades que não aprenderíamos de outra forma. O problema é quando essa atitude passa a ser… Bom… Um problema.

No ambiente profissional, isso é particularmente danoso. Tenho percebido que não há nada pior do que um funcionário “resourceful” ou habilidoso, porque ele se torna uma bengala para seus colegas e superiores.  Cientes de sua habilidade e de sua boa vontade, acabam por exceder suas habilidades, prejudicando o resultado.

Tive uma dessas epifanias alguns dias atras, quando decidi que era necessária uma nova logo para o serviço de coaching que estava para lançar – o Cognos Coaching.

Tenho me virado em termos de design gráfico nos últimos anos, principalmente por meio de interesse próprio e desenvolvimento de alternativas que me atendessem parcialmente – a despeito das limitações intelectuais e financeiras. Mas chega uma hora em que não dá mais – e reconhecer as limitações intransponíveis é mais do que uma habilidade – é uma necessidade.

Quando precisamos de uma ferramenta ou de um auxílio, ele acaba aparecendo – quase que espontaneamente, quando estamos prontos. Encontrei o Elance.com, com seu apanhado de profissionais liberais prontos para fazer grandes trabalhos a preços baixos. Contratei um paquistanês para fazer a logo e ficou um trabalho bem bacana (viva a globalização). Veja a logo no site.

A moral disso tudo eh que, em muitos casos, há soluções simples e práticas – e muitas vezes baratas – que estão bem debaixo dos nossos narizes, mas que nos recusamos a perceber. Precisamos, então começar a expandir os horizontes e deixar de fazer aquilo que não somos bons ou que não somos bons o suficiente. É a lógica de não fazer o que não devemos fazer. E, pela oposto da afirmação, fazer aquilo que devemos fazer. Meu trabalho não era a logo, era o coaching. Talvez eu estivesse até hoje por conta de elabora-lá, sem colocar o site no ar. Mas resolvi o problema em 3 dias e cá estamos. Fazendo o que precisamos fazer. Menos quando estamos fazendo o que não precisamos fazer. Que nos impede de fazer o que, de fato, precisamos fazer.

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Tarefas. Basta anotar?

A literatura da produtividade é vasta em conteúdo, mas às vezes escassa em resultados. No que diz respeito às tarefas, lemos que é preciso “anotar o que se vai fazer”. Mas isso é suficiente?

Li recentemente que, em uma pesquisa realizada, dois grupos de estudantes de uma faculdade receberam uma correspondência pedindo doações de roupas usadas. A diferença entre os grupos é que, em uma das cartas, havia a indicação detalhada de como, onde e em que horário as doações poderiam ser feitas. No segundo grupo, apenas o pedido, com um número de telefone para os interessados. Adivinhe o que aconteceu? O primeiro grupo doou 80% mais roupas do que o segundo.

Mas Fernando, o que isso tem a ver com tarefas? Ah, aqui vamos (prenda a respiração): não basta anotar as tarefas para que elas sejam concluídas.

Chocante, eu sei, mas é a realidade.

Uma das dicas mais interessantes que já li em termos de produtividade refere-se à forma, não ao conteúdo das anotações.

O autor (que infelizmente não me lembro quem era) dizia que, quanto mais detalhadas forem as instruções, maior a probabilidade de que você as siga adequadamente.

Assim, as instruções “terminar o trabalho”, “limpar a casa” e “estudar Direito Constitucional” não são suficientes. É preciso mais.

(A essa altura, não me entenda mal. Anotar o que vai ser feito é fundamental para a eficiência e para a produtividade – mas a probabilidade de realização da tarefa aumenta com o seu grau de detalhamento).

Então, se temos como tarefa “Terminar o trabalho”, isso poderia ser detalhado em:

  1. Ligar para o Carlos e coletar os últimos detalhes do relatório
  2. Imprimir a capa do documento
  3. Terminar a formatação (fontes, espaçamento e margens)
  4. Conferir os dados – revisar texto
  5. Cobrar os últimos detalhes do Carlos (é um procrastinador)
  6. Imprimir o trabalho
  7. Checar custo da encadernação
  8. Encadernar o trabalho
  9. Agendar entrega
  10. Entregar

No segundo exemplo, “limpar a casa” pode ser uma coisa extremamente cansativa, inclusive de se pensar. Quando pensamos em atividades menores, entretanto, tudo fica mais fácil:

  1. Recolher roupas sujas – colocá-las no cesto
  2. Passar o rodo no chão
  3. Aspirar
  4. Arrumar as mesas
  5. Lavar louças
  6. Guardar louças
  7. Colocar roupas para lavar
  8. Tirar o pó dos móveis

A coisa, claro, vai melhorando.

Em relação ao estudo, que é uma das partes mais interessantes, quanto mais detalhadas forem as tarefas, melhor, inclusive para poder antecipar algumas delas (caso você seja um estudante responsável que se organiza no início da semana). Estudar Direito Constitucional pode virar:

  1. Analisar edital (anterior ou atual)
  2. Separar tópicos do edital
  3. Separar livros e cadernos (ou computador) para o estudo
  4. Escolher tópicos a serem estudados na semana
  5. Coletar exercícios a serem resolvidos
  6. Arrumar espaço de estudos (deixar tudo a postos – lápis, canetas, materiais)
  7. Desligar celular
  8. Dar uma última conferida no facebook
  9. Fechar o facebook
  10. Resistir ao impulso de abrir o facebook
  11. Desistir
  12. Abrir o facebook
  13. Fechar o facebook
  14. Estudar tópico 1. (ler, exercitar e revisar)

Brincadeiras à parte, é uma atividade bem simples que talvez exija um pouco de esforço no início. O benefício, entretanto, é enorme – cada pequena tarefa cumprida dá um ar de alívio e uma sensação de que o trabalho está andando. Enquanto “Terminar o trabalho” é uma coisa só (que corre o risco de nunca ser finalizada) pequenas tarefas são mais fáceis de serem resolvidas.

Em relação a tarefas, sugiro que você dê uma olhada no site www.asana.com – é um software específico para tarefas. Foi, inclusive, criado por um dos fundadores do Facebook (que contradição). Ele é em inglês e é bem simples de ser utilizado. Vale a pena conferir.

Boas tarefas!

Trabalhamos todos com vendas. E só vende quem pensa como o outro.

Em uma escola de negócios, os participantes foram divididos em três grupos para participar, em 2008, de um estudo – uma simulação da negociação de um posto de gasolina. A problemática era simples: o valor máximo que o comprador estava disposto a pagar era menor do que o valor mínimo que o vendedor estava disposto a aceitar. Entretanto, havia outros pontos de interesse mútuo que, se trabalhados, poderiam levar a uma proposta que os dois aceitariam.

A cada um dos grupos, então, foi dada uma instrução. Ao primeiro foi dito que imaginasse como a outra parte estava se sentindo. Ao segundo, foi dito que pensasse em como a outra parte estava pensando. Ao terceiro, o grupo de controle, foram dadas informações genéricas e sem sentido para o caso concreto.

Daí vem a parte interessante: o primeiro grupo fechou muito mais negócios do que o grupo de controle – o que era de se esperar, considerando que a empatia acaba vencendo algumas desavenças. Mas o pessoal da perspectiva (o segundo grupo), fechou negócio quase 76% das vezes.

A história acima foi retirada do livro To Sell is Human, do Daniel Pink. O argumento do autor é direto: estamos (quase) todos no ramo de vendas. Podemos estar nele diretamente (vendendo produtos ou serviços), mas também seremos vendedores se tivermos, como atribuição diária, de convencer, influenciar, incentivar ou instruir. E muita gente, hoje em dia, está nesse grupo.

As implicações do experimento são bastante esclarecedoras: se você tiver de convencer alguém a fazer algo, a melhor forma é assumir a perspectiva daquela pessoa, analisando a quantidade de informação de que ela dispõe, quais são os atributos que estão em jogo, quais as perspectivas das decisões. Inclusive, e isso faz muito sentido, entender como a pessoa pensa, de forma ampla, é a melhor forma de adequar a opção a um formato que a agrade.

Você já teve de apresentar uma ideia que lhe parecia ótima, mas que foi recusada aparentemente sem razão? Pode estar aí a falha de procedimento. “Vender”, hoje em dia, inclui mostrar por que uma decisão pode ser a “melhor”. O problema é que “melhor” depende de uma série de fatores. Os seus melhores fatores talvez não sejam os melhores fatores para o decisor. Você é capaz de adequar a situação para que ele(a) veja o que há de melhor nisso? Comece o dia pensando em como influenciar alguém.

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